Pautas a seguir para erradicar los 'dark data' de las organizaciones

 

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De promedio, el 52% de todos los datos almacenados por las organizaciones en todo el mundo son "oscuros” y, si nada lo impide, habrá 91 ZB de datos oscuros en cinco años, cuatro veces más que el volumen que tenemos hoy, con toda la energía asociada a la alimentación de la infraestructura en la que vive. 

Esto supone un problema para el planeta, ya que en 2020 almacenar este tipo de datos supondrá que se enviarán a la atmósfera 5,8 millones de toneladas de dióxido de carbono.

Son datos de Veritas, proveedor que ha definido unas prácticas que permitirán a las organizaciones no sólo eliminar el desperdicio de datos con confianza, sino también ayudarlas a reducir los costes y reforzar su cumplimiento. Las resumimos:

- Identificar todos los almacenes de datos y obtener una visión general: el mapeo y el descubrimiento de datos son los primeros pasos para comprender cómo fluye la información a través de una organización. Obtener visibilidad y visión de dónde se almacenan los datos y la información sensible, quién tiene acceso a ellos y cuánto tiempo se conservan es un primer paso crítico en la búsqueda de Dark Data y la base clave para poder gestionarlos.

- Conseguir visibilidad de los datos: un enfoque proactivo de la gestión de los datos permite a las organizaciones obtener visibilidad, almacenamiento e infraestructura de respaldo, para que puedan tomar el control de los riesgos asociados a los datos y tomar decisiones bien fundamentadas sobre qué datos pueden ser eliminados con confianza.

- Automatizar las rutinas de descubrimiento y conocimiento de datos: para seguir el ritmo de la explosión de datos, las empresas deben automatizar el análisis, el seguimiento y la elaboración de informes necesarios para rendir cuentas de la organización sobre los datos oscuros, el uso de archivos y la seguridad. Las empresas podrían necesitar manejar petabytes de datos y miles de millones de archivos, por lo que su enfoque del análisis de datos debería integrarse con soluciones de archivo y  copias de seguridad para evitar la pérdida de información y garantizar la retención de datos basada en políticas de cumplimiento.

- Minimizar y colocar controles alrededor de los datos: la minimización de los datos creados y la limitación de los fines para los que se utilizan garantizan que las organizaciones reduzcan la cantidad de información que almacenan y establezcan que lo que se retiene está directamente relacionado con el propósito que justificó su creación. La clasificación, la retención flexible y los motores de políticas de cumplimiento permiten eliminar con confianza la información no relevante, lo que constituye la piedra angular de cualquier proyecto de datos oscuros y del cumplimiento legal de la empresa.

- Vigilar para asegurar la continua adhesión a las normas de cumplimiento: las normas de cumplimiento como la GDPR introducen el deber de todas las organizaciones de informar sobre ciertos tipos de infracciones de datos a la autoridad supervisora pertinente y, en algunos casos, a las personas afectadas. Las organizaciones deben evaluar su capacidad para vigilar la actividad de las infracciones y poner en marcha rápidamente los procedimientos de presentación de informes para garantizar el cumplimiento.